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Code de conduite pour réussir sa réunion

C’est le grand jour ! Vous allez enfin pouvoir diriger cette réunion planifiée depuis des semaines, durant laquelle vous indiquerez les nouvelles directives de la société pour cette année 2021 qui démarre. Quand bien même l’épidémie de COVID_19 a considérablement réduit les possibilités de réunion (en présentiel), réussir une conférence impose de respecter certains codes de conduite.

Image par Werner Heiber de Pixabay
Image par Werner Heiber – Pixabay

Comment réussir sa réunion ?

Pour de nombreuses entreprises et (surtout) pour de nombreux collaborateurs, les réunions sont souvent perçues comme « une perte de temps« . Entre un chargé de réunion peu engageant, peu convaincant, et des participants qui ne s’impliquent pas et qui préfèrent discuter entre eux et/ou s’occuper sur leur smartphone, une réunion peut vite virer au naufrage, et s’avérer complètement inutile en termes d’efficacité.

En effet, il est primordial de se remémorer qu’une (bonne) réunion est censée bénéficier à tous ceux qui s’y impliquent, et pas seulement à l’organisateur. Pour le maître de cérémonie, il est également primordial de pouvoir tenir sa réunion devant un public attentif et intéressé.

Code de conduite pour réussir sa réunion  Infographie offerte par Wrike – outils logiciels de gestion de projet

Pour réussir sa réunion, il est évidemment essentiel de parfaitement préparer cette dernière, mais aussi de répéter sa conférence, de tester le matériel (micro, enceintes, vidéoprojecteur…) avant de lancer la réunion et de trouver une pièce calme, qui ne sera pas sujette à des distractions externes. Il s’agit là de quelques bases essentielles pour espérer réussir sa réunion.

En amont, il est important de se présenter à son audience, d’écouter ses interlocuteurs, et de garder les questions pour la toute fin du rendez-vous. Il est également essentiel de terminer une réunion en proposant des plans d’action, mais aussi d’obeir à certaines règles très simples comme terminer à l’heure, ne pas consulter ses mails ou son téléphone…

Autant d’éléments qui permettront, à l’hôte comme à tous les participants, de profiter d’une réunion à la fois agréable à suivre, et porteuse de vrais résultats.